税局：员工垫资买办公用品再报销不合规！这些行为抓紧整改！

很多公司在日常经营过程中，都会遇到员工垫资购买办公用品再找公司报销的情况~

然而此前深圳某公司却被要求整改了！税局表示做法不合规，也有涉税风险！即日起，垫资报销一定要规避这些行为！

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员工垫资再报销，被要求整改！？

处罚原文：在检查中，稽查人员发现该公司有向个人账户转款打钱的情形，询问后得知因为企业规模较小，所以在办公用品采购时由个人使用私人账户购买，然后由个人报销，公司再将款项支付给个人，经过对银行资料对比证明了经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实，但该做法既不合规，也带来了涉税风险，稽查人员已要求企业及时整改。

税务部门提醒，很多创业公司的业务尚处于研发阶段，日常账务管理比较混乱，甚至出现用员工个人账户来购买公司办公用品等情况。虽然此次案件未查明有利用个人账户进行涉税违法行为，但是存在很大涉税风险，不利于公司长远发展，因此，公司即使在起步阶段也要重视财务规范管理，防范涉税风险。

财小加解读：

虽然该公司被查的主要原因，是因为公司账务核算不规范，日常账务管理混乱，税务机关推测有偷逃个税的可能——

但通过报销形式变相发工资，一直都是税务机关的稽查重点，尤其是“公转私”极为敏感！

从本案例中就可看出：正是因为稽查人员发现该公司有向个人账户转款打钱行为 → 进而才询问得知“员工垫资买办公用品再报销”的情形 → 还被税务机关要求整改了~

因此，企业一定要规范好财务报销制度，尽量避免个人垫资采购的行为！

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员工垫资再报销，这些事项要注意

1. 个人垫资费用不宜过大

员工垫资购买物品，企业在进行报销的过程中，往往涉及“公转私”的问题，而金额过大的，更容易被重点监管！

根据《金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法》相关规定，以下几类大额交易和可疑交易会被重点监管：

1）公户转账，超过200万；

2）私户转账超过20万（境外）或50万（境内）

3）资金流向与经营无关；

正常业务的垫资，可能很难超过上述标准，但参考现金管理办法，一般来说，尽量不宜超过1000元！超过1000元的建议直接申请备用金，再进行采买。

2. 垫资再报销的员工较多

一般来说，公司负责采购的人员不会很多，如果大家都垫资报销，就可能引发税务机关的关注，推测是否存在以票抵薪或福利费的嫌疑，进而可能引发税务稽查！

3. 员工垫资报销次数频繁

根据《金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法》相关规定，以下几种行为也会被重点监管：

1）短期内资金分散转入、集中转出或集中转入、分散转出；

2）存取现金的频率、数额及用途与其正常现金收付明显不符；

3）短期内频繁地收取来自与其经营业务明显无关的个人汇款；

4）相同收付款人之间短期内频繁发生资金收付等等；

正常情况下，企业发生员工垫资再报销的业务并不多，如果企业频繁发生垫资报销业务，同样可能引发税务机关的关注，继而推测是否存在以票抵薪的嫌疑~

4. 员工垫资报销一定要及时

及时报销，首先，有利于内部管理；其次，不会导致会计数据的失真；最后，能在一定程度上避免税局质疑费用的真实性。

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费用报销，这些风险要规避

其实不仅个人垫资报销存在风险，企业常见的差旅费、餐费、福利费等费用报销中也存在很大风险！

1. 潜在的涉税风险

1）将薪酬类支出，当作了费用处理，比如出差补贴、节日福利、服装费等，少交个税；

2）将不能全额在企业所得税税前扣除的费用，计入了其他科目，比如将旅游费计入差旅费、将招待费计入了研发费等等，少交所得税；

3）将赠送行为当作了费用报销，比如购买礼品用于客户关系维护，少交增值税、个税、所得税；

4）发票审核不严，致使假票、废票与其他不合格发票入账，少交所得税等等。

2. 不合规发票的风险

注意，这几种发票不能再报销了！

1）虚开发票：发票上的销售方、购买方、商品名称、数量、单价金额必须与实际经营业务一致，不一致的，属于虚开发票，不仅面临罚款，还可能触碰刑法！

2）开具内容与实际业务不符的发票：销售方开具增值税发票时，发票内容应按照实际销售情况如实开具，不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容！取得商品与开具的发票不一致，涉嫌虚开发票；一旦被查，不单单会被税务机关罚款，情节严重还会构成偷税罪；

3）没有纳税人识别号的增值税普通发票：自2017年7月1日起，购买方为企业的，索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码；销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票，不得作为税收凭证；

4）自行使用A4纸打印清单的发票：一般纳税人销售货物或提供应税劳务可汇总开具专用发票。汇总开具专用发票的，同时使用防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖发票专用章；

5）备注栏填写项目不全的发票：符合条件但未按规定填写备注栏信息的增值税发票，将不能作为有效税收凭证（点这里回顾：发票备注栏填写最新标准）；

6）发票上盖了公章、财务章、圆形的发票专用章等：发票上只能盖发票专用章，如收到加盖了公章、法人章、财务章、合同章等的发票，不能报销，必须退回！

发票税率选择错误的发票：税率栏开错的发票不能报销，如销售货物开具了5%税率，金融服务开具9%的税率等；

7）……等等。

3. 办公用品不是万能的

根据《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》规定，开具增值税专用发票时，不能笼统开具“办公用品”、“食品”等名称的发票！

开具汇总办公用品、食品等发票，必须附上税款系统开出的《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖发票发票专用章。

4. 老板个人消费，在企业报销的风险

实务中，不少老板都存在这样的情况：经常会拿与企业生产经营无关的家庭开支或个人消费到公司来报销入账！

而根据《财政部 国家税务总局关于规范个人投资者个人所得税征收管理的通知（财税[2003]158号）》第一条第二款：

除个人独资企业、合伙企业以外的其他企业的个人投资者，以企业资金为本人、家庭成员及其相关人员支付与企业生产经营无关的消费性支出及购买汽车、住房等财产性支出，视为企业对个人投资者的红利分配，依照“利息、股息、红利所得”项目计征个人所得税。

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