人事档案中记载着个人经历、工作表现、在职期间的招用、劳动合同，调动、转业、工资、保险福利待遇等重要材料，起着凭证、依据和参考的作用，具有法律效用，是记载人生轨迹，审核工龄、审核个人政治思想表现等的重要依据。
办理退休时需要提交个人人事档案，主要是涉及国有企业和机关事业单位工作人员中，需要提交个人档案才能确定自己的工龄，或是视同缴费年限，或是具有特殊工种工作年限的人员，全部为实际缴费年限的人员，在办理退休时是不需要提交个人人事档案的。
民营公司一般需要带的材料有:入职登记表，本人的身份证户口本本人页的复印件，学历证明的原件及复印件，与原单位接触劳动的证明，如果有需要还需要提供相关的资格证件原件，三甲医院的体检证明，在入职后还需要填写劳动合同，对公司保密协议，职位说明等，一寸免冠彩色照片。
